La conception part du plan de commandement. L’organisateur définit les zones fonctionnelles — portails, gradins, médical, sécurité, exploitation et commandement — et le réseau radio est construit pour y correspondre : un groupe de conversation par fonction, un groupe de commandement capable de les joindre tous et un groupe d’urgence réservé. Lorsqu’un groupe est important, il est scindé par zone afin qu’un superviseur ne parle qu’aux personnes de sa propre zone.
La couverture est assurée par des répéteurs installés pour l’événement puis retirés. Un répéteur sur un mât ou un point haut du site couvre les zones ouvertes et les parkings ; dans les tribunes, les zones arrière-scène ou les structures temporaires où le signal extérieur ne pénètre pas, un répéteur supplémentaire ou une antenne répartie est déployé. Antennes, feeders, alimentation et fixations de mât font tous partie de l’installation temporaire et sont inspectés avant l’ouverture des portails.
Le parc radio est la partie opérationnelle. Les portatifs sont attribués par fonction avec la liste de canaux déjà programmée et verrouillée, afin qu’un steward ne puisse pas changer de groupe par accident ; la recharge des batteries et les rechanges sont planifiés par équipe, et chaque radio est enregistrée à la sortie et à la rentrée. Un poste de répartition se trouve avec la salle de contrôle de l’événement, avec un poste fixe ou mobile pour la personne qui pilote l’incident, et la routine de réception est un contrôle scripté de chaque groupe de conversation à chaque poste avant le début de l’événement.
