O projeto começa com o plano de comando. O organizador define as áreas funcionais — portões, assentos, atendimento médico, segurança, operações e comando — e a rede de rádio é construída para corresponder: um grupo de conversação por função, um grupo de comando que alcança todos eles e um grupo de emergência reservado. Quando um grupo é grande, ele é dividido por zona, para que um supervisor fale apenas com as pessoas da sua própria área.
A cobertura é fornecida por repetidores instalados para o evento e removidos depois. Um repetidor em um mastro ou em um ponto alto do local cobre as áreas abertas e os estacionamentos; dentro de arquibancadas, áreas internas ou estruturas temporárias onde o sinal externo não chega, é implantado um repetidor adicional ou uma antena distribuída. Antenas, alimentadores, energia e fixações de mastro fazem parte da instalação temporária e são inspecionados antes da abertura dos portões.
O pool de rádios é a parte operacional. Os portáteis são distribuídos por função com a lista de canais já programada e bloqueada, para que um orientador não consiga trocar de grupo por acidente; o carregamento de baterias e os sobressalentes são planejados por turno, e cada rádio é registrado na saída e na devolução. Uma posição de despacho fica junto à sala de controle do evento, com um conjunto base ou móvel para a pessoa que conduz o incidente, e a rotina de aceitação é uma verificação roteirizada de cada grupo de conversação em cada posição antes do início do evento.
